La Prima Plenaria rappresenta un momento di fondamentale importanza per lo sviluppo di tutto il lavoro dell'anno. La riunione è indetta dall'ATP (Ambito Territoriale Provinciale) entro 15 giorni dalle elezioni dei rappresentanti di consulta e non oltre il 20 novembre.

Alla riunione partecipano:

• il consiglio di presidenza uscente o il presidente uscente;
• Responsabile per la Continuità (Art. 10.1 - Linee Guida del Regolamento delle Consulte) qualora fosse stato disegnato.

Fase 1 - Prima Parte

1. benvenuto e presentazione della giunta e del presidente uscenti;
2. illustrazione dei D.P.R. 301/2005, D.P.R. 567/96, del D.P.R. 156/99, del 105/2001 e del regolamento interno della Consulta;
3. illustrazione dei lavori svolti l'anno scolastico precedente attraverso la lettura della Relazione di Fine Mandato (Art. 10.2 - Linee Guida del Regolamento delle Consulte);
4. illustrazione dei progetti iniziati e non ancora conclusi;
5. proposte, se ci sono, della Consulta uscente al fine di garantire la continuità lavorativa.

Fase 2 - Seconda Parte

A questo punto, per proseguire i lavori, è possibile procedere alla elezione del presidente nel seguente modo:

1. il presidente della riunione (presidente uscente o il referente dell ATP) chiede la disponibilità dei presenti a proporre la propria candidatura alla presidenza;
2. i candidati si presentano all'assemblea ed espongono il proprio programma di lavoro;
3.  viene nominata una commissione elettorale per le procedure di votazione, come previsto dal regolamento;
4. si procede alle votazioni a scrutinio segreto.

Per l'elezione può essere sufficiente la maggioranza relativa dei voti. In caso vi sia parità di voti tra i più votati, si procede al ballottaggio.

Qualora fosse prevista la maggioranza assoluta (50% + 1), e nessun candidato la raggiungesse, si procede al ballottaggio tra i due candidati più votati.
 

Fase 3 - Terza Parte

Nella stessa riunione è possibile procedere con lo stesso metodo alla elezione degli altri organi della Consulta. Qualora le procedure di elezione siano particolarmente lunghe e complesse e si voglia dare tempo ai candidati di preparare il proprio programma, si può convocare una nuova riunione a distanza massima di 7 giorni. Le procedure di elezione possono variare in base al regolamento e alla struttura di ogni Consulta: ciò che importa è seguire sempre procedure ispirate ai criteri della partecipazione democratica. La plenaria prosegue nel seguente modo:

1. Proclamazione del Vice-Presidente, il secondo dei non eletti;
2. Elezioni del Segretario;
3. Elezione degli altri organi (ad es. la giunta, il consiglio di amministrazione, ecc...) che richiedono procedure analoghe;
4. Composizione delle eventuali commissioni tematiche e/o territoriali.

Fase 4 - Quarta Parte

Potrebbe essere previsto un momento iniziale di formazione e socializzazione, con un incontro da realizzare a breve distanza dalla prima riunione, utile a costruire un clima di collaborazione e di conoscenza reciproca che potrebbe portare all'elezione delle principali cariche con una maggiore conoscenza dei candidati.

Le convocazioni degli incontri plenari o della giunta esecutiva devono essere fatti in accordo con gli ATP (Ambito Territoriale Provinciale). Sono disponibili qui di seguito due modelli di "lettera-tipo" di convocazione per le riunioni della Consulta. La prima lettera è relativa alla convocazione dell'assemblea plenaria. La seconda è relativa alla convocazione dei rappresentanti della Consulta per i lavori delle commissioni (laddove previste).

Esempi:

• Lettera 1 - Convocazione dell'Assemblea Plenaria
• Lettera 2 - Convocazione di una o più Commissioni

E' estremamente importante che per ogni convocazione della Consulta sia preparato ed inviato in anticipo a tutti i membri della Consulta uno specifico ordine del giorno, contenente la lista dei punti che saranno oggetto di discussione nel corso della riunione. La condivisione dell'ordine del giorno è utile al fine di raccogliere eventuali utili suggerimenti e integrazioni, nonché di evitare di discutere di argomenti non previsti dalla presidenza e meno prioritari rispetto all'agenda della Consulta.